Онбординг — один из важнейших процессов для любого нового сотрудника, а в условиях удаленной работы его значение становится еще более критичным. Делимся советами, как организовать этот процесс максимально эффективно.
Успешный онбординг новых сотрудников играет важную роль в их адаптации и дальнейшей продуктивности. Он важен еще и для удержания новичков в компании. Согласно данным Human Capital Institute, 20% новых сотрудников уходят с рабочего места в течение первых 45 дней из-за неудачного онбординга. В постковидной реальности виртуальный онбординг уже стал неотъемлемой частью цикла работы с сотрудниками. Но можно ли онлайн оказать такой же высокий уровень теплого приема, как и в офисе?
Пребординг
Успешный онбординг начинается задолго до первого рабочего дня, особенно если речь идет об удаленной работе. Хорошо продуманный процесс пребординга поможет лучше подготовиться к приходу нового сотрудника.
Проведите небольшой опрос-знакомство для сбора информации о предпочтениях нового сотрудника, его хобби, рабочем месте и других важных деталях. Эти данные позволят персонализировать адаптацию и убедиться, что все необходимое готово заранее. Отличным вариантом будет проведение онлайн-встречи с командой до первого рабочего дня. Таким образом, к началу работы новичок будет знаком с несколькими будущими коллегами и получит общее представление о вашей компании.
Встречу с командой можно провести еще до предложения оффера, в качестве одного из этапов собеседования
Первый день и первая неделя
Первый рабочий день сотрудника всегда полон новых впечатлений, поэтому важно, чтобы он прошел для него максимально приятно и понятно. Вместе с руководителем новичка заранее составьте расписание встреч и задач, которые ему необходимо выполнить в первую неделю. Проведите звонок, на котором будете присутствовать вы, новый сотрудник и его руководитель, чтобы подробно обсудить все пункты недельного плана. Обязательно напомните сотруднику о том, что на период онбординга и испытательного срока HR-специалист является главным проводником сотрудника в компанию, поэтому он может задавать вам любые вопросы.
Постарайтесь минимизировать дискомфорт сотрудника, оказавшегося в новом информационном поле, и подготовьте всю информацию, необходимую для его эффективной работы и коммуникации:
- доступы к необходимым платформам и ресурсам (почта, CRM, корпоративный портал);
- настройки рабочего пространства (например, инструкции по подключению к VPN или настройке почты);
- контакты технической поддержки;
- организационная структура компании;
- контакты ключевых коллег и руководителей;
- описание корпоративных процессов (например, правила согласования отпусков или командировок);
- информация о миссии, ценностях и культуре компании;
- политики по работе с данными, конфиденциальности и безопасности;
- план задач и целей на испытательный срок;
- график встреч и обучающих мероприятий;
- чек-листы для выполнения первых задач;
- ссылки на полезные статьи, книги или внутренние базы знаний;
- контакты наставника или ментора.
Не забудьте организовать подготовку всех рабочих договоров, дополнительных соглашений и других необходимых документов для подписания. Предоставьте инструкции по электронной подписи или отправьте бумажные экземпляры по почте, если это требуется. HR-специалисту не обязательно заниматься этими делами самостоятельно, достаточно скоординировать работу нужных отделов, но в таком случае будет не лишним предупредить сотрудника о том, кто и когда с ним должен связаться по данным вопросам.
Обучение и обратная связь
Отдельное преимущество онлайн-обучения для сотрудника — возможность изучать материалы удобным способом и в удобное для него самого время
Для закрепления знаний важно внедрить регулярную обратную связь: еженедельные встречи помогут отследить прогресс, устранить возможные пробелы и ответить на возникающие вопросы. Такой системный подход сделает обучение эффективным даже в условиях удаленной работы.
Обмен фидбеком также важен для понимания того, насколько успешно и комфортно проходит процесс адаптации сотрудника. Помимо регулярных встреч, будет полезно провести соответствующие опросы:
- Опрашивайте сотрудника о процессе адаптации на разных этапах: через неделю, месяц и по завершении испытательного срока. Это поможет не только узнать, как новый сотрудник себя чувствует, но и получить ценные инсайты для улучшения процесса адаптации.
- Проводите опросы для оценки нового сотрудника. Соберите обратную связь от его коллег и руководителя, чтобы узнать, насколько комфортно с ним работать и насколько он эффективно справляется с задачами. Это можно сделать в середине и в конце испытательного срока.
Чек-лист
Как организовать качественный онбординг
Онбординг как непрерывный процесс
Идеальный онбординг — это процесс, который продолжается далеко за пределами первого дня или недели. В течение первых трех месяцев важно наблюдать, как новый сотрудник выстраивает отношения и включается в работу команды. Для этого руководителю необходимо принимать активное участие в адаптации.
Создайте индивидуальный план развития. Вместе с сотрудником определите его цели на испытательный срок, ключевые задачи и навыки, которые он хочет развивать. Это поможет ему видеть прогресс и чувствовать ценность своего вклада.
Регулярные виртуальные встречи помогут понять, как сотрудник чувствует себя на новом месте, выявить возможные трудности и предложить поддержку, если это потребуется. Это укрепит вовлеченность и создаст комфортную атмосферу для успешного старта. Не забывайте, что адаптация — это взаимный процесс, где важно учитывать не только потребности компании, но и ожидания самого сотрудника.