Онбординг и оффбординг: единая система работы с сотрудниками

Руководство по онбордингу и оффбордингу: как превратить процессы найма и увольнения в мощный инструмент развития компании. Узнайте, как снизить текучесть кадров на 20% и повысить эффективность адаптации новых сотрудников через продуманные стратегии и инструменты обратной связи.

Содержание

Компании привыкли измерять эффективность найма через стоимость закрытия вакансии, время на наем, качество воронки. Но гораздо реже внимание уделяется двум ключевым точкам — входу сотрудника в компанию и его выходу из нее. Между тем именно в этих моментах формируется реальный HR-опыт: уровень доверия, вовлеченность и даже будущая текучесть.

По данным Gallup, только 12% сотрудников считают, что прошли по-настоящему качественный онбординг. А исследование SHRM показывает, что 39 % новичков покидают компанию в первые 3 месяца, а около трети новых сотрудников увольняются в первые 90 дней.

Онбординг и оффбординг — не формальность, а управляемые бизнес-процессы, напрямую влияющие на устойчивость команды.

Онбординг — больше, чем просто первый день

Онбординг часто ошибочно сводят к первому рабочему дню или первой неделе адаптации. Подписали документы, добавили сотрудника в рабочие чаты и можно считать задачу выполненной.

На практике онбордингом можно считать весь цикл процессов: от момента подписания оффера до выхода сотрудника с испытательного срока.

Современный онбординг начинается еще до первого дня. Пре-бординг помогает снизить тревожность, сформировать ожидания и показать, что компания подготовилась к приходу человека. Это могут быть приветственное письмо, видео от руководителя, понятный план первых недель, доступ к внутреннему порталу.

LinkedIn отмечает, что компании с продуманным пре-бордингом демонстрируют на 20% более высокий уровень удержания сотрудников в первые шесть месяцев.

Однако ключевой этап — первые три месяца. Именно в этот период формируется мнение нового коллеги о компании (и у компании о новом сотруднике). Здесь важны регулярные 1-1 встречи, четко сформулированные ожидания, понятная зона ответственности и ощущение поддержки.

Проблема большинства компаний в том, что новые сотрудники часто остаются один на один с неформальными правилами, скрытыми ожиданиями и непонятной системой принятия решений.

Недавно рассуждали об идеальном онбординге для специалиста из поколения Z, рекомендуем прочитать.

Опросы в период адаптации, как обязательный
чек-ап «здоровья» сотрудника

Опросы на онбординге — это инструмент раннего выявления рисков. С его помощью вы сможете не только оценить моральный дух и понимание корпоративных ценностей, но и получить ценный фидбек.

По данным Culture Amp, сотрудники, которые регулярно дают обратную связь в первые 90 дней работы в новой компании, на 30% реже увольняются в течение первого года.

В онбординг-опросах важна своевременность: самого опроса и вопросов в анкетах. Не стоит в первый же день спрашивать, сработался ли сотрудник с командой. Но и не стоит затягивать с вопросами, которые касаются зоны ответственности и задач.

В опросах важно выдержать баланс между той информацией, что вы хотите получить, и ценностью для самого сотрудника. Заполнение анкеты не должно занимать много времени, поэтому лучше использовать закрытые вопросы с полем для необязательного комментария.

Какие вопросы можно использовать:

В конце первого дня: «Что вызвало наибольший стресс сегодня?», «Достаточно ли четко объяснили ваши задачи?». Пример анкеты.
В конце недели: «Какие процессы до сих пор непонятны?», «Как часто вы общаетесь с руководителем?». Пример анкеты.
В конце месяца: «Чувствуете ли вы себя частью команды?», «Что бы вы порекомендовали изменить в процессах онбординга?». Пример анкеты.

Планирование опросов и запуск анкет, особенно при постоянном потоке новых сотрудников, часто превращается в цунами из рутинных процессов, которые сносят HR-специалиста. В Jinn запускать опросы вручную не придется. Достаточно один раз настроить сценарий: создать анкеты самостоятельно или выбрать из более чем 20 готовых шаблонов опросов и задать время отправки.

После останется просто добавлять новых сотрудников в готовые сценарии.

Дополните онбординг-опросы оценкой 360°

Чаще всего, когда говорят о контроле адаптации нового сотрудника, упоминают онбординг-опросы. И мало кто задумывается, можно ли для оценки эффективности онбординга использовать метод 360°? Отвечаем — можно и даже нужно.

В чем отличия онбординг-опроса и оценки 360 градусов?

Ключевая разница в самом подходе:

Онбординг-опросы позволяют выяснить, с какими трудностями сталкивается новичок, опираясь исключительно на его обратную связь.
Оценка 360° помогает понять, как протекает адаптация сотрудника к коллективу, задачам и корпоративной культуре, учитывая не только его самооценку, но и мнения коллег.

Используйте оценку гибко

Для каждого этапа адаптации запускать оценку в 360-формате не всегда эффективно, сотрудник еще может не успеть поработать с коллегами из смежных отделов или сделать достаточное количество задач — отзывы будут поверхностными или необъективными.

Мы предлагаем использовать такой сценарий:

Через 2 недели после выхода — начните с оценки 90°

С короткой анкетой: как прошли первые дни, понятны ли задачи, удалось ли освоиться. Спрашиваем только сотрудника и его непосредственного руководителя.

Через месяц — 180°

Подключаем членов команды — это поможет понять, как новичок влился в коллектив, насколько успешно идет коммуникация и распределение ролей.

Через 2–3 месяца — 360°

После окончания испытательного срока, как заключительный штрих онбординга: фиксируем первые успехи и зоны роста, составляем ИПР и договариваемся о следующих шагах.

Помните, что любая оценка не будет полезна без рассмотрения результатов на 1-1 встрече. Очень важно проговорить и положительную, и корректирующую обратную связь, предложить идеи для роста или просто поддержать нового сотрудника.

Бесплатный гайд

Гайд по оценке 360 градусов с шаблонами анкет и примером отчета

Оффбординг: как расстаться так, чтобы сохранить хорошие отношения

Оффбординг — процесс тяжелый для всех участников, вне зависимости от того, кто инициировал расставание — сотрудник или компания. Поэтому важно провести его корректно и экологично: так вы получите будущего амбассадора компании и важные инсайты по работе с действующими сотрудниками.

Результаты исследования Work Institute показали, что 77% причин увольнений потенциально могли быть решены работодателем.

Это значит, что системный оффбординг — не про «прощание», а про сбор данных для предотвращения следующих увольнений.

Сотрудник во время оффбординга нуждается в сопровождении

Как и в случае с онбордингом, очень важно не бросать сотрудника наедине с собой. Процесс должен быть регламентирован и известен всем участникам процесса, следует заранее подготовить документацию и таймлайн.

Вот несколько ключевых инициатив, про которые не стоит забывать:

Если есть система обмена фидбеком, инициируйте ее по отношению к уходящему коллеге. Приятная или развивающая обратная связь поддержит моральный дух коллектива.
Специалисты советуют применять пульс-опросы и во время оффбординга. Инструмент помогает понять, как сотрудник себя чувствует, оказывается ли на него давление. Благодаря этому HR будет легче оказать поддержку.
Отправьте exit-опрос. Данные, которые вы получите здесь, бесценны. Именно на этапе ухода респонденты искреннее отвечают на вопросы, так вы сможете получить более полную и реалистичную картину о состоянии компании. Пример анкеты.

Важная часть оффбординга — это анализ результатов опросов. Именно там скрываются инсайты, которые помогут снизить текучесть и повысить вовлеченность сотрудников.

В Jinn можно посмотреть подробную статистику для каждого опроса, сравнить циклы оценки, на тепловой карте отследить проблемные места. Это экономит время специалиста на ручном анализе результатов и превращает догадки в подкрепленные цифрами факты. Подробный отчет можно скачать в виде готовой презентации с тепловыми картами, графиками и рекомендациями, чтобы сразу показать руководителю.

Не забывайте про грамотное exit-интервью

Самой сложной частью последнего дня является exit-интервью. Объединяя его и данные из exit-опроса, можно взглянуть на внутренние процессы глазами уходящего специалиста, выявить слабые стороны и найти пути для их улучшения.

В исследовании Harvard Business Review отмечено, что более 90% компаний из списка Fortune 500 проводят exit-интервью, но только около 40% из опрошенных сотрудников этих компаний считают процесс действительно полезным.

Важно правильно подготовиться, чтобы вопросы в интервью и опросе не дублировали друг друга. Еще рекомендуем разделить вопросы по их чувствительности и оставить на конец что-то более общее или запланировать «минутку благодарностей».

Мы подготовили список из 45 вопросов, которые можно задать на exit-интервью, чтобы собрать максимально подробную обратную связь. Вот несколько из них:

Общие впечатления и мотивация: «Чем вы больше всего гордитесь?», «Были ли в вашей работе какие-то моменты, которые вызывали у вас разочарование или подавляли вас?».
Бенефиты и денежная компенсация: «Считаете ли вы, что ваша зарплата НЕ соответствует вашим навыкам и вкладу в компанию?».
Карьерный рост и развитие: «Есть ли какие-то навыки или опыт, которые вы хотели бы приобрести, но не смогли?», «Были ли доступны и полезны возможности для обучения и развития?».

Сбор ответов — это только начало. Важно эффективно проанализировать результаты, чтобы предпринять дальнейшие шаги. Уделите внимание поиску закономерностей: повторяющиеся причины ухода, тенденции в отдельных командах/отделах и проч.